Logiciel de gestion : de 92 000 € à 20 000 € par an
Une PME industrielle payait 92 000 € par an pour un progiciel qu’elle n’arrivait pas à adapter. Nous l’avons remplacé par un logiciel à sa mesure, pour 20 000 € de maintenance annuelle.
Une PME industrielle payait 92 000 € par an pour un progiciel de gestion du marché, et ses équipes travaillaient encore sur des tableurs. Nous avons construit un logiciel à sa mesure pour 40 000 €. Elle en paie aujourd’hui 20 000 € par an de maintenance, évolutions comprises. Un devis qui prenait des heures prend quelques minutes.
Un progiciel du marché, adapté à coups de prestations
Notre client fabrique, stocke et expédie. Entre dix et trente personnes utilisent son logiciel de gestion. L’outil couvre toute la chaîne : les devis, les commandes et les factures ; la production et sa planification ; les stocks et la logistique.
C’était un progiciel du marché, conçu pour des milliers d’entreprises. Pour le faire correspondre à la sienne, il avait fallu le paramétrer, puis le compléter par des développements spécifiques. Chaque année, la facture se répartissait à peu près à parts égales entre les licences et ces prestations : 92 000 € au total.
Le résultat restait insatisfaisant :
- des processus de l’atelier mal couverts, que le progiciel ne savait pas représenter ;
- des ressaisies, et des fichiers Excel tenus à côté pour combler les manques ;
- chaque adaptation demandait une nouvelle prestation, chiffrée et planifiée des semaines plus tard ;
- un outil lent, et des mises à jour de l’éditeur qui cassaient les développements spécifiques.
L’entreprise payait deux fois : une première fois pour un produit pensé pour d’autres, une seconde fois pour l’adapter à elle.
Pourquoi refaire plutôt que changer de progiciel
Changer de progiciel n’aurait rien réglé : un autre produit du marché aurait demandé les mêmes adaptations, avec les mêmes prestations, pour le même résultat.
Le client a choisi de faire construire un logiciel à sa mesure, pour quatre raisons :
- le coût total sur trois ans, développement compris, était nettement inférieur ;
- les évolutions ne dépendent plus du calendrier d’un éditeur ;
- le code source lui appartient ;
- l’outil fait ce dont l’entreprise a besoin, et rien d’autre.
Le vrai travail : écrire les règles que personne n’avait écrites
Écrire le code n’a pas été la difficulté. La difficulté était ailleurs : les règles de gestion de l’entreprise n’étaient écrites nulle part. Elles vivaient dans la tête des équipes et dans les tableurs qui compensaient le progiciel.
Nous les avons fait émerger de trois façons :
- l’analyse des fichiers Excel : chaque tableur tenu à côté de l’outil révélait une règle que le progiciel ne savait pas appliquer ;
- l’observation sur place, au bureau et à l’atelier, pour voir le travail tel qu’il se fait et non tel qu’il est décrit ;
- des maquettes validées par les utilisateurs avant tout développement, écran par écran.
Le nouveau logiciel a d’abord été testé en parallèle de l’ancien. La bascule s’est faite ensuite à une date fixée. L’ensemble a pris quelques mois, du cadrage à la mise en production.
Ce qui a changé pour les équipes
Le logiciel tourne en production depuis quelques mois. Quatre changements se constatent déjà :
- un devis qui demandait des heures se fait en quelques minutes ;
- la planification de l’atelier correspond à la réalité ;
- les erreurs de ressaisie entre commande, production et facture ont reculé ;
- les fichiers Excel tenus à côté ont été abandonnés.
D’où viennent les 72 000 € d’économie annuelle
| Avant | Aujourd’hui | |
|---|---|---|
| Ce qui est payé | Les licences d’un progiciel et les prestations pour l’adapter | La maintenance du logiciel, évolutions comprises |
| Coût annuel | 92 000 € | 20 000 € |
| Qui décide des évolutions | L’éditeur et le calendrier des prestations | Le client |
La facture annuelle baisse de 78 %. Les 20 000 € couvrent les corrections, l’hébergement et les évolutions demandées par l’entreprise : une évolution n’est plus une nouvelle commande, elle fait partie de la maintenance.
La refonte a coûté 40 000 €. Avec 6 000 € d’économie par mois, elle est amortie en moins de sept mois.
Sur trois ans, l’entreprise aurait payé 276 000 € pour son progiciel. Elle aura payé 100 000 € : 40 000 € de refonte et 60 000 € de maintenance. L’économie atteint 176 000 €, soit 64 %, investissement compris.
La même question vaut pour votre logiciel
Un progiciel reste souvent le bon choix quand l’entreprise peut adopter ses processus standards. Quand il faut le tordre pour qu’il épouse les siens, la facture des adaptations finit par dépasser le coût d’un logiciel conçu pour elle.
C’est l’objet de notre offre Remplacer un SaaS trop cher : nous remplaçons le progiciel ou le SaaS qui vous coûte trop cher par un logiciel qui fait ce dont vous avez besoin, et rien d’autre, pour que vous en repreniez le contrôle. Le diagnostic est gratuit : sous une semaine, il chiffre l’économie pour votre logiciel, et cette économie est écrite au contrat, avec un devis à prix fixe.