Software kaufen oder entwickeln: ohne Voreingenommenheit entscheiden

Die Falle: nach Vorliebe entscheiden

Die meisten Entscheidungen zwischen Kaufen und Entwickeln werden schlecht getroffen. Nicht aus Mangel an Analyse, sondern aus zu viel Voreingenommenheit. Eine IT-Leitung, die stolz auf ihre Teams ist, drängt zum Entwickeln; eine Fachbereichsleitung unter Zeitdruck drängt zum Kaufen; ein Dienstleister empfiehlt, was er liefern kann. Niemand entscheidet nach Zahlen.

Die richtige Frage lautet deshalb nie „kaufen oder entwickeln?“. Sie lautet: Welche Option kostet über fünf bis sieben Jahre am wenigsten und lässt den größten Handlungsspielraum?

Drei Optionen, nie zwei

„Kaufen oder entwickeln“ ist ein falsches Dilemma. Fast immer liegen drei Optionen auf dem Tisch:

Kaufen: eine Standardsoftware. Schnell eingeführt, überschaubare Einstiegskosten, auf Dauer starke Abhängigkeit.
Entwickeln: die Software, die der Fachbereich braucht. Höhere Einstiegskosten, volles Eigentum, genaue Ausrichtung auf den Bedarf.
Das Bestehende modernisieren. Oft vergessen und fast immer die risikoärmste Option, solange ein Anwendungskern noch läuft.

Eine Entscheidung, die die dritte Option nicht beziffert, ist unvollständig.

Was eine Standardsoftware wirklich kostet

Der Lizenzpreis ist nur ein Teil der Kosten. Über fünf Jahre kommen hinzu:

die jährlichen Preiserhöhungen, oft weit über der Inflation;
die Zusatzmodule, die mit wachsender Nutzung notwendig werden;
die vertragliche Abhängigkeit: eine Weiterentwicklung, über die andere entscheiden, ungünstige Ausstiegsbedingungen, eingeschränkter Zugriff auf Ihre eigenen Daten;
die individuellen Schnittstellen, die zu Beginn fast immer unterschätzt werden;
der Verlust an internem Wissen über die abgebildeten Abläufe.

Ein Softwarehersteller, der über Ihre Daten und Ihre Weiterentwicklung bestimmt, ist kein Lieferant mehr. Er ist ein Partner, von dem Sie nicht mehr loskommen.

Was Entwickeln wirklich kostet

Entwickeln kostet am Anfang mehr: Das liegt in der Natur der Sache. Doch die Gesamtkosten halten dem Vergleich gut stand, sobald man einrechnet:

das volle Eigentum an Code, Daten und Hosting;
den Wegfall wiederkehrender Lizenzen;
die genaue Ausrichtung auf den Fachbereich, ohne bezahlte und nie genutzte Funktionen;
die Möglichkeit, das Werkzeug im Takt des Geschäfts weiterzuentwickeln, ohne auf die nächste Version eines Herstellers zu warten.

Das eigentliche Risiko beim Entwickeln liegt woanders: in der Überschreitung von Zeitplan und Budget. Genau dieses Risiko beseitigt die Bezahlung nach Ergebnis. Was gemessen wird, mit welchem Schwellenwert und zu welchem Datum, steht im Vertrag; wird das Ergebnis nicht erreicht, ist der daran geknüpfte Anteil nicht fällig.

Eine Entscheidungsmethode in vier Schritten

Weil wir sowohl entwickeln als auch modernisieren, haben wir kein Interesse daran, eine Option der anderen vorzuziehen. Die Entscheidung folgt vier Schritten:

Den Bedarf klären – was der Fachbereich tatsächlich tut, nicht was ein Produkt kann.
Die Standardsoftware am Markt bewerten – inhaltlich, aber auch nach Vertrag und Ausstiegsbedingungen.
Die Gesamtkosten über fünf bis sieben Jahre beziffern, für jede der drei Optionen: kaufen, entwickeln, modernisieren.
Eine Empfehlung aussprechen, schriftlich, mit Argumenten, die vor einem Investitionsausschuss bestehen.

Manchmal lautet die Empfehlung „kaufen“: wenn ein Hersteller ausgereift ist, der Bedarf derselbe ist wie bei allen anderen und die Abhängigkeit beherrschbar bleibt. Dann schreiben wir das auch so.

Wann Entwickeln die richtige Wahl ist

Entwickeln wird zur richtigen Antwort, wenn der Bedarf nur einen einzigen Kunden interessiert – Sie – und kein Softwarehersteller einen Grund hat, diese Software zu schreiben. Oder wenn der Kauf zu viel Abhängigkeit kostet: Die Weiterentwicklung entzieht sich Ihrer Kontrolle, die Daten ebenso, und jede Änderung wird zur Verhandlung.

Was Sie davon haben

Eine fundierte und belastbare Entscheidung. Transparente Gesamtkosten für alle drei Optionen. Und einen Ansprechpartner, der keinen Grund hat, die Entscheidung zu verzerren.